Protokół końcowy odbioru robót spisany [...] grudnia 2014 r. potwierdzał zrealizowanie robót w okresie od [...] października 2014 r. do [...] grudnia 2014 r. oraz dobrą jakość ich wykonania. Faktura VAT nr [...] z [...] grudnia 2014 r. na kwotę 972.604,14 zł w opisie zawierała potwierdzenie wykonania robót budowlanych w ramach zadania. Faktura VAT nr [...] z [...] grudnia 2014 r. na kwotę 36.000 zł w opisie zawierała potwierdzenie wykonania usługi nadzoru inwestorskiego w ramach zadania. Dowód OT [...] z [...] grudnia 2014 r. potwierdzał, że poniesione nakłady na rozbudowę środka trwałego w wysokości 1.008.604,14 zł przeksięgowano na zwiększenie jego wartości początkowej.
W związku z powyższym 29 grudnia 2014 r. Województwo [...] przekazało wnioskowaną kwotę dotacji na rachunek bankowy Gminy, zaś 30 grudnia 2014 r. Gmina Z. dokonała zapłaty za faktury wystawione przez firmę "[...] A. N." oraz firmę "[...]II s.c. I. M. - F., J. F.".
Pismem z 30 grudnia 2014 r. wezwano Gminę do przedłożenia rozliczenia wykorzystania dotacji, a pismem z [...] stycznia 2015 r. do przesłania kopii dziennika budowy, protokołów po przeprowadzeniu obowiązkowych kontroli przez uprawnione organy przed wydaniem decyzji pozwolenia na użytkowanie oraz pozwolenia na użytkowanie.
Pismem z [...] stycznia 2015 r. Gmina poinformowała, że jako inwestor nie uzyskała jeszcze decyzji właściwego organu Nadzoru Budowlanego o pozwoleniu na użytkowanie. Wystąpiono o wydłużenie terminu złożenia wnioskowanych dokumentów.
[...] Urząd Wojewódzki w Ł. wszczął kontrolę w Gminie oraz w miejscu realizacji zadania w zakresie prawidłowości wydatkowania środków budżetowych na realizację zadania. W dniu [...] stycznia 2015 r. zespół kontrolerów dokonał oględzin inwestycji i ustalił, że prace budowlane, wbrew przedstawionej dokumentacji, nie zostały zakończone. Wykonano roboty stanu surowego zamkniętego, w tym: roboty ziemne, roboty fundamentowe, ściany konstrukcyjne, elementy żelbetonowe, więźbę dachową, pokrycie dachowe bez blachy, ścianki działowe. Stwierdzono wykonanie tych prac w 100%. Stan zaawansowania prac przy realizacji inwestycji na dzień [...] stycznia 2015 r. utrwalony został również na zdjęciach i filmach nakręconych podczas oględzin obiektu, stanowiących załącznik do protokołu oględzin.
W wyniku przeprowadzonych [...] lutego 2015 r. powtórnych oględzin budynku ŚDS w G. W. stwierdzono wykonanie inwestycji, co znajduje potwierdzenie w protokole oględzin nr [...].
Pismem z 9 marca 2015 r. Gmina przekazała informację o wyborze najkorzystniejszej oferty, gwarancję bankową (zabezpieczenie należytego wykonania umowy), opis techniczny do dokumentacji technicznej oraz decyzję Prezesa Urzędu Dozoru Technicznego z [...]lutego 2015 r. Pismem z 17 marca 2015 r. Gmina przekazała aneks do projektu Przebudowa i przystosowanie budynku szkoły pod potrzeby środowiskowego domu samopomocy, projekt budowlany, a także opis do projektu zagospodarowania terenu. Pismem z 18 marca 2015 r. Gmina skorygowała rozliczenie przekazane pismem z 20 lutego 2015 r. poprzez zmianę zapisu "Roboty budowlane zrealizowano zgodnie z projektem technicznym" na zapis: "Roboty budowlane zrealizowano zgodnie z projektem technicznym lecz niezgodnie z umową. Obecnie Gmina Z. oczekuje na uzyskanie przez użytkownika obiektu, tj. Stowarzyszenie [...] będące stroną w decyzji pozwolenie na budowę, decyzji pozwolenie na użytkowanie obiektu".