Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodnicząca sędzia WSA Artur Kot, Sędziowie sędzia WSA Cezary Kosterna, sędzia WSA Jarosław Trelka(sprawozdawca), po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 20 kwietnia 2017 r. sprawy ze skargi F. Sp. z o.o. z siedzibą w S. na postanowienie Ministra Finansów z dnia [...] kwietnia 2016 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania w sprawie wniosku o udzielenie interpretacji indywidualnej oddala skargę
W dniu [...] listopada 2015 r. F. Sp. z o.o. z siedzibą w S. (zwana dalej "Skarżącą" lub "Spółką") złożyła wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych.
We wniosku Spółka wskazała, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi, które są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, zaś koszty ponoszone w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Skarżącej. Transakcje nabywania towarów i usług są z kolei dokumentowane przede wszystkim fakturami VAT, w tym korygującymi, wystawianymi przez kontrahentów w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Faktury wysyłane są na adres siedziby Spółki lub elektronicznie na jej adres e-mail. Wskazano, że ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz bardzo dużą ilość otrzymywanych faktur zakupowych Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej oraz zapewnieniem odpowiednich warunków niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur i przechowywania ich w tej formie. Dodatkowo podniesiono, że dostęp do dokumentów w wersji papierowej z uwagi na ich znaczną ilość jest utrudniony i możliwy jedynie w siedzibie Spółki. W związku z powyższym, celem minimalizacji kosztów, a także usprawnienia obiegu dokumentów i dostępu do nich wewnątrz firmy, Skarżąca zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu dokumentów księgowych, otrzymanych zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, wyłącznie w formie elektronicznej. Podkreślono, że dokumenty księgowe stanowią część ewidencji rachunkowej Spółki w rozumieniu art. 9 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1888 ze zm., zwanej dalej "u.p.d.o.p." lub "ustawą").
Skarżąca wyjaśniła jednocześnie, że procedura archiwizowania dokumentów księgowych w formie elektronicznej będzie polegała na skanowaniu do formatu elektronicznego PDF dokumentów otrzymanych w formie papierowej. Następnie zeskanowane dokumenty będą przesyłane w elektronicznym obiegu dokumentów w ramach systemu SAP oraz będą archiwizowane w formie elektronicznej w systemie "Easy Archive", połączonym z systemem SAP. Analogiczny system archiwizowania dokumentów będzie stosowany w przypadku dokumentów otrzymywanych w wersji elektronicznej, przy czym dokumenty te będą archiwizowane bezpośrednio do systemu, z pominięciem procedury skanowania. Zaznaczono, że za prawidłowe wprowadzanie dokumentów do sytemu SAP będzie odpowiedzialna wyznaczona do tego osoba lub grupa osób, przy czym w systemie będzie widniała nazwa użytkownika lub grupy użytkowników, który wprowadził dany dokument do systemu. W przypadku każdego dokumentu będzie istniała możliwość wyświetlenia jego czytelnego obrazu (skanu) przez użytkownika mającego dostęp do systemu SAP, a także dokonania wydruków skanów oraz zapisania ich na elektronicznym nośniku danych. Dostęp do serwerów, na których znajduje się zarówno system SAP, jak i system "Easy Archive", możliwy jest przez Internet, po zalogowaniu się do wewnętrznej sieci Spółki. Skarżąca wskazała, że będzie miała możliwość ustalenia wystawcy każdego dokumentu księgowego, archiwizowanego i przechowywanego w formie elektronicznej. Dane zawarte w dokumencie będą chronione przed ich przetwarzaniem i zmianą poprzez stosowany format PDF oraz ograniczony dostęp w ramach systemu SAP. Spółka będzie tworzyła także rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych. Ponadto dokumenty archiwizowane w wersji elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie Organu podatkowego lub Organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do dokumentów, za pomocą środków elektronicznych w trybie on-line, poprzez możliwość ich wyświetlenia w systemie SAP, a także możliwość ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. Po zarchiwizowaniu w wersji elektronicznej wersje papierowe dokumentów będą niszczone.