Nie w każdej sytuacji straty w środkach obrotowych powinny być uznane za koszt uzyskania przychodów. Straty muszą być zawsze rzeczywiste i prawidłowo udokumentowane.
Naczelny Sąd Administracyjny po rozpoznaniu sprawy ze skarg Iwony S., Andrzeja S., Teresy S., Władysława S., Anety S., Dariusza S. na decyzje Izby Skarbowej w O. z dnia 28 marca 2001 r. (...) w przedmiocie podatku dochodowego od osób fizycznych - oddala skargi.
Izba Skarbowa w O. decyzjami z dnia 28 marca 2001 r. adresowanymi do Teresy i Władysława S. (...) oraz Anety i Dariusza S. (...), po rozpatrzeniu odwołań, utrzymała w mocy decyzję Inspektora Kontroli Skarbowej w Urzędzie Kontroli Skarbowej w O. z 12 grudnia 2000 r. określającą zobowiązanie podatkowe z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za 1997 r. w kwocie 441.147,40 zł wobec Anety i Dariusza S. a wobec Teresy i Władysława S. w kwocie 427.680,70 zł, wysokość należności podatkowej w tym podatku w kwocie 57.185,10 zł oraz odsetki za zwłokę od zaległości podatkowej w kwocie 62.240,90 zł.
Decyzją z tej samej daty (...) Izba Skarbowa utrzymała w mocy po rozpatrzeniu odwołania Iwony i Andrzeja S., decyzję Inspektora Kontroli Skarbowej w O. z dnia 12 grudnia 2000 r. określającą zobowiązanie podatkowe z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za 1997 r. w kwocie 196.730,90 zł, wysokość zaległości w tym podatku w kwocie 28.592,10 zł oraz odsetki za zwłokę od tej zaległości w kwocie 31.120 zł.
Władysław S., Dariusz S. i Andrzej S. prowadzili działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej "A.-K.".
W trakcie prowadzonego postępowania kontrolnego Inspektor Kontroli Skarbowej ustaliła zawyżenie kosztów uzyskania przychodów o kwotę 324.913,60 zł.
Inspektor stwierdziła, iż zawyżenie kosztów dotyczy następujących pozycji:
- niedoborów inwentaryzacyjnych w kwocie 321.017,30 zł,
- odpisanych należności w kwocie 1.012,50 zł za zwrócone opakowania do firmy "P." w B.,
- odpisanych należności w kwocie 2.883,80 zł za zwrócone opakowania przez PHU "H.".
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /t.j. Dz.U. 1993 nr 90 poz. 416 ze zm./ kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Przepis art. 23 ust. 1 pkt 5 stanowi, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodów strat w środkach trwałych i obrotowych w części pokrytej odpisami amortyzacyjnymi oraz otrzymanym odszkodowaniem z tytułu ubezpieczeń.
Tak więc "a contrario" straty w środkach trwałych i obrotowych stanowiących własność podatnika stanowią co do zasady koszt uzyskania przychodu. Jednakże kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione, co w zakresie strat odnosi się do strat rzeczywiście poniesionych prawidłowo udokumentowanych i wiarygodnych. Żadne ogólne przepisy nie określają obecnie norm ubytków. Wewnętrzne normy nie mogą stanowić podstawy do ustalenia strat, które zgodnie z przepisami powołanej wyżej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów.
W każdym przypadku straty spowodowane m.in. zniszczeniem, stłuczeniem, zepsuciem, kradzieżą itp. winny być właściwie udokumentowane.
Dotyczy to również ujawnionych niedoborów inwentaryzacyjnych, stanowiących różnicę między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych. Samo stwierdzenie niedoborów, bez ustalenia przyczyny ich powstania, nie stanowi właściwego udokumentowania dla celów uznania ich za koszt uzyskania przychodów. Prowadziłoby to bowiem do przyjęcia, że każdy niedobór jest kosztem uzyskania przychodów.