Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Joanna Kube, Sędzia WSA Ewa Marcinkowska (spr.), Sędzia WSA Tomasz Szmydt, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 11 marca 2021 r. sprawy ze skargi I. N. na postanowienie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] lipca 2020 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania kserokopii dokumentów z akt sprawy 1. uchyla zaskarżone postanowienie; 2. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącej I. N. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej Prezesem UODO) postanowieniem z dnia [...] lipca 2020 r. nr [...], działając na podstawie art. 74 § 2 w zw. z art. 73 § 1 i § 1a K.p.a., odmówił uwzględnienia wniosku I.N. o wydanie kopii dokumentów z akt sprawy o sygn. akt [...].
W uzasadnieniu postanowienia organ wyjaśnił, że prowadzi postępowanie administracyjne w sprawie skargi I.N. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania przez Komendanta Głównego Policji jej danych osobowych przetwarzanych w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców.
W dniu [...] czerwca 2020 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynął wniosek skarżącej, w którym wniosła o przesłanie kserokopii zapytania skierowanego przez Prezesa UODO do Komendanta Głównego Policji, jak również materiału dowodowego dostarczonego do Prezesa UODO przez Komendanta Głównego Policji będącego odpowiedzią na zapytanie organu nadzorczego. We wniosku skarżąca wskazała, że pilnie występuje o wydanie kserokopii ww. dokumentów ze względu na śledztwo prowadzone przez Prokuraturę Rejonową w P. pod sygnaturą akt sprawy [...].
Powołując przepisy art. 73 § 1 i § 1a K.p.a. oraz art. 10 § 1 K.p.a. Prezes UODO wyjaśnił, że prawo do zapoznania się z treścią dokumentów znajdujących się w aktach sprawy nie oznacza, by organ administracji zobowiązany był do przesyłania zgromadzonych dokumentów do miejsca zamieszkania bądź siedziby podmiotu żądającego ich doręczenia. W ocenie Prezesa UODO przepis art. 73 § 1 K.p.a. obliguje organ administracji wyłącznie do umożliwienia stronie realizacji wskazanych w nim uprawnień, ich realizację pozostawiając jednakże stronie. Ustawodawca, przyznając stronie prawo do przeglądania akt sprawy, jednocześnie precyzyjnie ustalił bowiem, poprzez jakie działania może ona realizować to prawo, tj. poprzez umożliwienie zapoznania się z treścią znajdujących się w aktach dokumentów, jak również utrwalenia na własny użytek zawartych w nich wiadomości. Również w literaturze podnosi się, że strona zapoznaje się z aktami sprawy w siedzibie organu.
Zdaniem Prezesa UODO, organ administracji publicznej ma jedynie obowiązek umożliwić stronie realizację tych uprawnień, czyli powinien zapewnić jej dostęp do akt, a powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Prezes UODO podkreślił jednocześnie, że przepis art. 73 § 2 K.p.a. wskazuje, że strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego prezentowane jest stanowisko, że strona, żądając doręczenia uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, ma obowiązek wykazać w tym swój ważny interes, a organ - rozpatrując takie żądanie - dokonuje własnej oceny, czy w danej sprawie ze względu na okoliczność prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony zaistniał ważny interes strony.
W ocenie Prezesa UODO powyższe oznacza, że żądanie musi być sprecyzowane w stopniu, co najmniej umożliwiającym organowi ocenę jego zasadności dla potrzeb rozstrzygnięcia.