Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Patrycja Joanna Suwaj Sędziowie Sędzia WSA Marzena Iwankiewicz Sędzia NSA Danuta Strzelecka-Kuligowska (spr.) po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 13 czerwca 2019 r. sprawy ze skargi J. C. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia [...] r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania nieodebranych pism z akt sprawy uchyla zaskarżone postanowienie.
Postanowieniem Nr [...] z dnia [...] r. Prezydent Miasta K. na podstawie art. 123 § 1, art. 44 § 4 w zw. z art. 124 § 1 w zw. z art. 126 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2096) odmówił J. C. wydania z akt sprawy pism z dnia 17 października 2018 r. i z dnia 26 października 2018 r.
W uzasadnieniu rozstrzygnięcia organ I instancji wskazał, że decyzją nr [...] z dnia [...] r. odmówiono J. C. przyznania dodatku mieszkaniowego na lokal przy ul. [...] w K.. W dniu 14 grudnia 2018 r. J. C. stawił się w Dziale Dodatków Mieszkaniowych Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w K. z wnioskiem o wydanie z akt ww. sprawy pism z dnia 17 i 26 października 2018 r. Pismo z dnia
17 października 2018 r., tj. zawiadomienie wysłane w myśl art. 10 § 1 k.p.a. i drugie pismo - zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy, dwukrotnie awizowane, nieodebrane w terminie i zwrócone do organu uznano na podstawie art. 44 § 4 k.p.a. za skutecznie doręczone i pozostawiono w aktach sprawy. W takim przypadku, zdaniem organu, wydanie przesyłek adresatowi byłoby sprzeczne z art. 44 § 4 k.p.a., zgodnie z treścią którego niepodjęte w terminie pismo pozostawia się w aktach sprawy.
J. C. złożył zażalenie na ww. postanowienie, w którym wskazał między innymi, że sprawa wydania ww. pism jest sprawą bardzo prostą, nie wymagającą prowadzenia postępowania wyjaśniającego i winna być załatwiona od ręki, akta sprawy znajdowały się w organie I instancji. Organ całkowicie pominął fakt, że w dniach próby doręczeń spornych pism był hospitalizowany. Odnośnie notatki służbowej pracownika skarżący podał, że jest ona oderwana od stanu faktycznego, gdyż nie zwracał się o wydanie uwierzytelnionych kopii wnioskowanych pism, lecz o wydanie ich oryginałów.
Postanowieniem z dnia [...] r. nr [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze w K. na podstawie art. 138 § 2 w związku z art. 123 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096), po rozpatrzeniu zażalenia, uchyliło w całości zaskarżone postanowienie i przekazało sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi pierwszej instancji.
W uzasadnieniu Kolegium wskazało, że zażalenie zasługuje na uwzględnienie, bowiem jeżeli strona w swoim piśmie nie wyjaśniła przyczyn ubiegania się o dokumenty, a rolą organu jest zwrócenie się do strony o wyjaśnienie powodu ubiegania się o nie. Organ prowadzący postępowanie zobowiązany jest zbadać, czy żądanie strony jest uzasadnione jej ważnym interesem. Przy czym żądanie musi być skonkretyzowane w stopniu umożliwiającym organom ocenę jego zasadności w realiach danej sprawy. Dopiero po rozpatrzeniu wyjaśnień strony organ winien zająć stanowisko.
Na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w K. J. C. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie skargę, w której podniósł, że Kolegium nie rozpoznało istoty sprawy, w uzasadnieniu swego stanowiska nie wypowiedziało się z jakich powodów odmówiło mocy dowodowej dowodowi w postaci wyciągu z karty informacyjnej leczenia szpitalnego i nie przytoczyło przepisów prawa regulujących odbiór nie odebranych w terminie ustawowym przesyłek poleconych z powodów niezawinionych przez adresata. SKO potraktowało wniosek z 14 grudnia 2018 r. jako wniosek o wydanie uwierzytelnionych odpisów, co wprost wynika z wytycznych dla organu I instancji, zawartych w uzasadnieniu skarżonego postanowienia, wezwania do uzupełnienia braków wniosku do wykazania ważnego interesu (wezwanie z dnia 28 kwietnia 2019 r. doręczone stronie w dniu 12 kwietnia 2019 r.). Zdaniem skarżącego w przedmiotowej sprawie istniały wszelkie podstawy orzeczenia przez SKO co do istoty sprawy, tj. wydania wnioskodawcy dokumentów nie odebranych z przyczyn niezawinionych przez niego, z powodu pobytu na leczeniu szpitalnym.