W przypadku zarządu wieloosobowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, to na nim spoczywał obowiązek takiego zorganizowania jego pracy, aby w każdym czasie spółka mogła być reprezentowana na zewnątrz.
Niepodjęcie przez zarząd działań zapewniających taką jego organizację, a przez co pozbawienie w określonym czasie możliwości jej reprezentowania, stanowi przejaw braku niezbędnej staranności w dbaniu o interesy spółki. Zaniedbania w tym zakresie nie mogą zostać podciągnięte pod okoliczności uprawdopodobniające brak winy, o których mowa w art. 162 par. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa /Dz.U. nr 137 poz. 926 ze zm./.
Naczelny Sąd Administracyjny po rozpoznaniu w dniu 16 maja 2006 r. na rozprawie w Izbie Finansowej skargi kasacyjnej Dyrektora Izby Skarbowej w O. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z dnia 12 stycznia 2005 r. I SA/Ol 394/04 w sprawie ze skargi (...) Przedsiębiorstwa Realizacji Inwestycji O.P.R.I. Spółki z o.o. z siedzibą w O. na postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w O. z dnia 1 września 2004 r. (...) w przedmiocie odmowy przywrócenia terminu do wniesienia zażalenia - uchyla zaskarżony wyrok w całości i przekazuje sprawę do ponownego rozpoznania WSA w Olsztynie; (...).
Wyrokiem z dnia 12 stycznia 2005 r. I SA/OL 394/04 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie uchylił postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w O. z dnia 1 września 2004 r. (...) w przedmiocie odmowy przywrócenia (...) Przedsiębiorstwu Realizacji Inwestycji O.P.R.I. sp. z o.o. terminu do wniesienia zażalenia.
W uzasadnieniu wyroku wyjaśniono, że postanowieniem z dnia 1 września 2004 r. Dyrektor Izby Skarbowej w O. odmówił przywrócenia terminu do wniesienia przez O.P.R.I. sp. z o.o. zażalenia na postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w O. z dnia 12 czerwca 2004 r. (...), pozostawiające bez rozpoznania wniesione zażalenie. W postanowieniu z dnia 21 czerwca 2004 r. zawarto pouczenie o trybie i terminie wniesienia zażalenia. Postanowienie to zostało doręczone (...) Przedsiębiorstwu Realizacji Inwestycji O.P.R.I. Spółka z o.o. w dniu 28 czerwca 2004 r. co potwierdza podpis i data złożone przez członka zarządu Spółki Romana H. na pocztowym potwierdzeniu odbioru. Termin określony w art. 236 par. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa /Dz.U. nr 137 poz. 926 ze zm./ do wniesienia zażalenia upłynął z dniem 5 lipca 2004 r. Zażalenie z wnioskiem o przywrócenie terminu zostało nadane przesyłką poleconą w dniu 12 lipca 2004 r.
Dyrektor Izby Skarbowej przywołał treść art. 162 par. 1 i 2 Ordynacji podatkowej i stwierdził, że instytucja przywrócenia uchybionego terminu ma na celu usunięcie ujemnych następstw procesowych będących wynikiem tego uchybienia, jeżeli podmiot, który uchylił terminowi nie ponosi w tym zakresie winy. Zaznaczył, iż z dołączonego do wniosku o przywrócenie terminu zaświadczenia lekarskiego Romana H. wynika, iż przebywał on na zwolnieniu lekarskim w dniu od 5 do 9 lipca 2004 r. Zgodnie natomiast z par. 18 umowy Spółki oraz odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków Spółki oraz składania podpisów upoważniony jest członek Zarządu łącznie z prokurentem. Zarząd Spółki tworzą zaś dwaj członkowie - Ryszard R. i Roman H.
Organ podatkowy podniósł, iż o braku winy w niedotrzymaniu terminu można mówić jedynie, gdy nie został on dopełniony z powodu przeszkody nie do przezwyciężenia, czyli gdy strona nie mogła usunąć przeszkody, nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Zwolnienie lekarskie nie jest natomiast potwierdzeniem braku winy. Dodatkowym kryterium przy ocenie braku winy w niedotrzymaniu terminu powinien być obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony należycie dbającej o swoje interesy. Organ uznał, że w niniejszej sprawie kryterium to nie zostało spełnione, gdyż strona wyczekiwała z dopełnieniem czynności procesowej do ostatniego dnia ustawowego terminu. Konkludując Dyrektor Izby Skarbowej stwierdził, iż strona nie uwiarygodniła swojej staranności w dotrzymaniu terminu, albowiem nie wykazała, że zły stan zdrowia jednego z członków zarządu uniemożliwił podjęcie przez Spółkę czynności procesowych w sprawie.