Żadne z 3.428 oświadczeń przyjętych od nabywców będących osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej nie spełniało kompletu obligatoryjnych warunków wymaganych przepisami prawa. Oświadczenia zawierały wady polegając braku w ich treści pełnego zestawu obowiązkowych danych takich jak: ilość nabywa oleju opałowego, numer PESEL lub NIP, adres zamieszkania nabywcy lub miejsca znajdują się urządzenia grzewcze, jeżeli jest ono inne niż adres zamieszkania nabywcy, ilości posiadanych urządzeń grzewczych lub ich rodzaju i typu, daty i miejsca wystawienia oświadczenia, lub podpisu składającego oświadczenie.
W związku z powyższymi ustaleniami, Naczelnik Urzędu Celnego z urzędu wszczął postępowanie w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego w podatku akcyzowym za miesiące: październik - grudzień 2005r. Organ ustalił, iż w roku 2005 Kontrolowany zawarł 6195 transakcji sprzedaży oleju opałowego "[...]", przy czym: w 2767 przypadkach nabywcami były podmioty prowadzące działalność gospodarczą, natomiast w 3428 przypadkach nabywcami były osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej. Nie stwierdzono dokumentów handlowych, w treści których nie zamieszczono lub do których nie złączono oświadczeń nabywców wskazujących przeznaczenie nabywanego oleju opałowego.
W wyniku wstępnej weryfikacji zgromadzonego materiału dowodowego ustalono, iż znaczna część oświadczeń zawierała numery PESEL oraz NIP, które w rzeczywistości nie mogły zostać nadane przez uprawnione do tego organy, gdyż ich sumy kontrolne były nieprawidłowe. Ponadto, część badanych oświadczeń nie zawierała danych w zakresie wskazania numeru nieruchomości, w której zamieszkuje nabywca lub, w której zainstalowano urządzenia grzewcze, co wykluczało możliwość identyfikacji potencjalnych nabywców oleju opałowego.
Pismem z dnia 19.01.2007 r. Naczelnik Urzędu Celnego wezwał Stronę do uzupełnienia danych w postaci numeru NIP, PESEL oraz dokładnego adresu zamieszkania nabywcy (ze wskazaniem numeru domu), brakujących w 19 oświadczeniach przyjętych od osób fizycznych w Oddziale w S. oraz 16 oświadczeniach przyjętych w Oddziale w S.. W odpowiedzi na wezwanie w dniu 31.01.2007 r. Spółka przekazała brakujące dane, nadmieniając przy tym, iż w stosunku do 3 osób wymienionych w piśmie tj. A. P., K. J. i H. M., nie udało się ustalić przypisanych im numerów NIP i Pesel.
Na podstawie danych uzyskanych od urzędów skarbowych organ ustalił, iż z grupy obejmującej 1.047 osób fizycznych uwidocznionych w udostępnionej przez Spółce dokumentacji handlowej w charakterze kontrahentów nabywających olej opałowy w roku 2005, 275 osób wymienionych w zapytaniach wystosowanych przez Naczelnika Urzędu Celnego figuruje w ewidencji podatników, zaś pozostałe 772 osoby nie figurują w tej ewidencji, a wskazane w zapytaniach numery NIP tych osób posiadają błędną konfigurację liczb i nigdy nie mogły zostać wygenerowane przez żaden urząd skarbowy w Polsce lub nadane zostały zupełnie innym osobom.