W ramach pomocy prawnej zwrócono się do Naczelnika Urzędu Celnego z prośbą o przeprowadzenie dowodu z przesłuchania w charakterze świadka T. B., zamieszkałego w K. celem potwierdzenia transakcji zakupu od strony oleju opałowego oraz ustalenia sposobu jego wykorzystania. Z oświadczenia złożonego przez jego syna wynika, że świadek ze względu na stan zdrowia nie może stawić się na przesłuchanie na podane w wezwaniu miejsce, a także, że T. B. nie nabywał oleju opałowego u strony.
Przesłuchany w charakterze strony, przedstawiciel spółki - K. J. stwierdził, że sprzedażą oleju opałowego zajmowała się głównie B. J., czasami J. J. i sporadycznie on osobiście. Wszyscy wiedzieli o obowiązku pobierania od nabywców oświadczeń o przeznaczeniu oleju opałowego i się do niego stosowali. Nabywcy oleju opałowego przyjeżdżali do firmy i dokonywali jego zakupu. Strona nie była w stanie wyjaśnić dlaczego na oświadczeniach o przeznaczeniu z 2008 r. widnieją dane osób, których tożsamości ani adresy zamieszkania nie zostały potwierdzone przez właściwe urzędy gmin. Podała jedynie, że przy sprzedaży oleju opałowego nabywca składał oświadczenie i dane na nim wpisywane były przyjmowane jako wiarygodne. W sytuacji, gdy nabywca nie okazywał dowodu tożsamości, nie można było zweryfikować, czy te dane są prawdziwe. B. J. zeznała, że przy każdej sprzedaży oleju opałowego żądała od nabywcy, aby napisał odpowiednie oświadczenie. Nie żądała wylegitymowania się tłumacząc, że prawo nie nakazywało wówczas, aby żądać od nabywców oleju opałowego okazania dowodu osobistego. J. J. zeznał natomiast, że czasami zajmował się obsługiwaniem klientów chcących dokonać zakupu oleju opałowego i wydawał im towar. Nie pamięta, czy w sytuacjach, gdy dokonywał sprzedaży oleju opałowego, żądał od nabywców okazania dowodu osobistego.
Pomimo wezwań, spółka nie przedstawiła oryginałów dokumentów, w których wykazana jest kwota podatku akcyzowego oraz dowodów potwierdzających, że kwota podatku akcyzowego została zapłacona.
W dniu 27 grudnia 2011 r. sporządzono protokół badania ksiąg podatkowych prowadzonych w spółce za okres od stycznia do grudnia 2008 r., w którym stwierdzono ich nierzetelność. Został on przesłany pełnomocnikowi strony, który nie wniósł do niego zastrzeżeń.
Dalej DIS powołał na przepisy art. 4 ust. 1 pkt 3 i ust. 2 pkt 10, art. 6 ust. 1 i 3, art. 10 ust. 2 u.p.a. i art. 65 ust. 1, i stwierdził, że opodatkowaniu akcyzą podlega sprzedaż wyrobów akcyzowych na terytorium kraju, przy czym za sprzedaż uważa się zużycie wyrobów akcyzowych niezgodne z ich przeznaczeniem, w przypadku gdy do wyrobów tych zastosowano zwolnienie lub obniżono stawki akcyzy. Obowiązek podatkowy powstaje z dniem wykonania czynności podlegających opodatkowaniu. Jeżeli czynności podlegające opodatkowaniu zostały wykonane z naruszeniem warunków oraz form określonych przepisami prawa, obowiązek podatkowy powstaje z dniem dokonania tych czynności, a jeżeli dnia tego nie można określić - z dniem, w którym uprawniony podmiot stwierdzi dokonanie takiej czynności. Podstawą opodatkowania w przypadku wyrażenia stawki akcyzy w kwocie na jednostkę wyrobu jest ilość wyrobów akcyzowych. Stawka akcyzy na oleje opałowe przeznaczone na cele opałowe wynosiła w 2008 r. 233 zł od 1000 litrów gotowego wyrobu. Na podstawie delegacji ustawowej wynikającej z dyspozycji art. 65 ust. 2 u.p.a., Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie obniżenia stawek podatku akcyzowego (Dz.U. z 2004 r. Nr 87, poz. 825 ze zm., dalej - rozporządzenie M.F.) obniżył stawkę akcyzy dla oleju opałowego do 232 zł/1000 litrów (poz. 2 Załącznika nr 1 do rozporządzenia) i określił warunki jej stosowania. Warunkiem stosowania preferencyjnej stawki akcyzy było m.in. oznaczenie oleju opałowego nieusuwalnym znacznikiem i zabarwienie barwnikiem na czerwono w sposób określony przepisem prawa, zaś na sprzedawcy oleju opałowego ciążył - zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 rozporządzenia M.F. - obowiązek uzyskania od nabywcy - osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej stosownego oświadczenia stwierdzającego, że nabywane wyroby są przeznaczone na cele opałowe. Oświadczenie takie należało dołączyć do kopii paragonu lub kopii innego dokumentu sprzedaży wystawionego nabywcy, a w przypadku braku takiej możliwości sprzedawca był obowiązany wpisać na oświadczeniu numer i datę wystawienia dokumentu, potwierdzającego tę sprzedaż. Oświadczenie powinno zawierać co najmniej: imię i nazwisko nabywcy, PESEL i NIP; adres zamieszkania nabywcy; określenie ilości nabywanego oleju opałowego; określenie ilości posiadanych urządzeń grzewczych oraz miejsca (adresu), gdzie znajdują się urządzenia, jeżeli jest ono inne niż adres wymieniony w pkt 2; wskazanie rodzaju i typu urządzeń grzewczych; datę i miejsce wystawienia oświadczenia oraz podpis składającego oświadczenie. Stosownie do art. 65 ust. 1 a pkt 1 u.p.a., w przypadku użycia olejów opałowych lub olejów napędowych, przeznaczonych na cele opałowe, które nie spełniają warunków określonych w odrębnych przepisach, w szczególności wymogów w zakresie prawidłowego znakowania i barwienia, użycia ich niezgodnie z przeznaczeniem, stawka akcyzy wynosiła dla olejów opałowych lub olejów napędowych, przeznaczonych na cele opałowe - 2000 zł od 1000 litrów gotowego wyrobu. Zgodnie z art. 11 ust. 1 i 2 u.p.a., podatnikami akcyzy są osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują czynności podlegających opodatkowaniu. Podatnikami są również podmioty nabywające lub posiadające wyroby akcyzowe, jeżeli od tych wyrobów nie została zapłacona akcyza w należnej wysokości.