Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Zygmunt Zgierski Sędziowie: Sędzia NSA Czesława Nowak-Kolczyńska Sędzia del. WSA Arkadiusz Blewązka (spr.) po rozpoznaniu w dniu 30 września 2020 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej Prokuratora Rejonowego w E. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 8 stycznia 2020 r. sygn. akt II SA/Wa 1641/19 w sprawie ze skargi Prokuratora Rejonowego w E. na decyzję Naczelnego Dyrektorowa Archiwów Państwowych w Warszawie z dnia [...] maja 2019 r. nr [...] w przedmiocie odmowy złożenia dokumentacji osobowej i płacowej na odpłatne przechowywanie w archiwum państwowym oddala skargę kasacyjną.
Wyrokiem z dnia 8 stycznia 2020 r. sygn. akt II SA/Wa 1641/197 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie oddalił skargę Prokuratora Rejonowego w E. na decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie z dnia [...] maja 2019 r. nr [...] w przedmiocie odmowy złożenia dokumentacji osobowej i płacowej na odpłatne przechowywanie w archiwum państwowym.
Do wydania wyroku doszło w następującym stanie faktycznym i prawnym sprawy.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych decyzją z dnia [...] maja 2019 r. nr [...], działając na podstawie art. 51z ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.), dalej w uzasadnieniu przywoływana jako "ustawa", po rozpoznaniu wniosku Prokuratura Prokuratury Rejonowej w E. z dnia [...] stycznia 2019 r. o wszczęcie postępowania administracyjnego w przedmiocie wydania decyzji nakazującej złożenie we wskazanym archiwum państwowym dokumentacji osobowej i płacowej Przedsiębiorstwa Mechanizacji i Transportu w K., w trybie art. 51z ustawy, odmówił złożenia dokumentacji osobowej i płacowej wytworzonej przez ww. Przedsiębiorstwo na odpłatne przechowywanie w archiwum państwowym. W uzasadnieniu wskazano, że Prokuratura Rejonowa w E. nadzorowała postępowanie przygotowawcze przeciwko I.S. o zniszczenie dokumentacji płacowej R.M. za okres zatrudnienia w Przedsiębiorstwie Mechanizacji i Transportu w K. i Zakładzie Budowlano-Remontowym w K. Ponadto wyjaśniono, że I.S. przechowywała dokumentację płacową ww. Przedsiębiorstwa bez właściwego wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Z akt postępowania upadłościowego ww. Przedsiębiorstwa wynika, że syndyk przekazał archiwum upadłego przedsiębiorstwa Firmie Handlowo-Usługowej [...] Spółka cywilna J.C. i K.S. celem uporządkowania i przechowywania. Jak podano we wniosku, na skutek przekształceń spółki cywilnej dokumentacja została przejęta przez ostatniego ze wspólników - I.S., u której doszło do jej znacznego zniszczenia. Ponadto Spółka A. została wykreślona z ewidencji działalności gospodarczej. Stwierdzono nadto, że dokumentacja pracownicza ww. Przedsiębiorstwa znajduje się w Sądzie Okręgowym w [...] i jest przechowywana w dobrych warunkach, nie zagraża jej wpływ czynników atmosferycznych, jak również grono osób mających dostęp do akt jest ograniczone tym samym nie istnieje zagrożenie jej zniszczenia na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich. Organ podniósł ponadto, że w wyniku prowadzonego postępowania ustalono, iż ww. Przedsiębiorstwo (KRS [...]) zostało wykreślone z Krajowego Rejestru Sądowego (data uprawomocnienia: [...] października 2003 r.). Organem założycielskim Przedsiębiorstwa był Wojewoda E. (obecnie Wojewoda P.). Spełniony zatem został jeden z warunków wskazanych w art. 51z ustawy stanowiący o wykreśleniu z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pracodawcy, który wytworzył dokumentację. Jednocześnie, jak wynika z akt Sądu Rejonowego w E. (sygn. akt [...], później [...]), syndyk masy upadłości ww. Przedsiębiorstwa wywiązał się z obowiązku właściwego zabezpieczenia dokumentacji poprzez przekazanie jej na przechowywanie Firmie Handlowo-Usługowej "[...] " S.c. J.C. i K.S. w E. W 1999 r. do ww. Spółki przystąpiła I.S., a w 2001 r. Spółka przekształciła się w Firmę Handlowo-Usługową "[...] " S.c. I.S., która działalność przechowalniczą prowadziła do 2008 r. Od chwili złożenia dokumentacji u przechowawcy, tj. od 1998 r., prawnymi dysponentami dokumentacji wytworzonej przez ww. Przedsiębiorstwo stali się właściciele firmy "[...] " S.c. w E. Na nich więc spoczął, zdaniem Dyrektora Archiwów, obowiązek właściwego zabezpieczenia przejętej dokumentacji do końca pięćdziesięcioletniego okresu przechowania. W konsekwencji Dyrektor Archiwów stwierdził, że nie zaistniała przesłanka braku podstaw prawnych do przekazania dokumentacji pracowniczej innemu podmiotowi na dalsze przechowywanie. Zdaniem organu została spełniona tylko jedna z przesłanek wynikających z art. 51z ustawy, tj. wykreślenie twórcy akt z KRS, nie zostały zaś spełnione dwie pozostałe przesłanki, tj. przesłanka istnienia zagrożenia zniszczenia dokumentacji na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich oraz braku podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi na dalsze przechowywanie. Przesłanki te winny być spełnione kumulatywnie.