Naczelny Sąd Administracyjny w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia NSA Małgorzata Pocztarek, Sędziowie NSA Małgorzata Borowiec (spr.), Jan Paweł Tarno, Protokolant Tomasz Zieliński, po rozpoznaniu w dniu 8 sierpnia 2007 r. na rozprawie w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej Prokuratora Apelacyjnego w Poznaniu od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 20 kwietnia 2006r. sygn. akt IV SA/Po 809/04 w sprawie ze skargi P. O. na postanowienie Prokuratora Apelacyjnego w Poznaniu z dnia [...] nr [...] w przedmiocie wydania zaświadczenia uchyla zaskarżony wyrok i oddala skargę.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu wyrokiem z dnia 20 kwietnia 2006 r., sygn. akt IV SA/Po 809/04 po rozpoznaniu skargi P. O. na postanowienie Prokuratora Apelacyjnego w Poznaniu z dnia [...], nr [...] w przedmiocie wydania zaświadczenia uchylił zaskarżone postanowienie i poprzedzające je postanowienie Prokuratora Okręgowego w Szczecinie nr [...] z dnia [...].
Wyrok został wydany w następujących okolicznościach sprawy.
W dniu 7 kwietnia 2003 r. P. O. zwrócił się do Prokuratury Okręgowej w Szczecinie z wnioskiem o wydanie zaświadczenia potwierdzającego jego pobyt w więzieniu od 19 listopada 1949 r. do 28 lutego 1950 r.
Prokurator Prokuratury Okręgowej w Szczecinie postanowieniem z dnia 8 sierpnia 2003 r. odmówił P. O. wydania zaświadczenia o żądanej treści. W uzasadnieniu postanowienia stwierdził, że zgodnie z art. 217 § 1 i 2 k.p.a. organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o nie, jeżeli wykaże ona swój interes prawny lub powoła przepis prawny dający podstawę tych starań. W ocenie Prokuratora P. O. swój interes prawny wykazał w piśmie z dnia 5 lipca 2003 r.
W myśl art. 218 § 1 k.p.a. w przypadku, gdy osoba ubiega się o zaświadczenie z uwagi na swój interes prawny organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Wskazano, że kwerenda akt sprawy karnej przeciwko P. O. o sygn. XIII S 773/49 nie jest możliwa albowiem akta uległy brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania. Kwerenda urządzeń ewidencyjnych Prokuratury z lat 1949-1950, a mianowicie repertoriów, wykazów, rejestrów - w chwili obecnej także nie jest możliwa.
Akta sprawy XIII S 773/49 i urządzenia ewidencyjne zawierające zapisy z lat 1949-1950 stanowią dokumentację, co do której tryb postępowania został uregulowany w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz. 173 ze zm.), rozporządzeniu Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 41, poz. 216 ) i zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 grudnia 1990 r. w sprawie wewnętrznej organizacji powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji (Dziennik Urzędowy Ministra Sprawiedliwości Nr 1, poz. 3 ze zm.), wydanym na podstawie art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (Dz.U. Nr 31, poz. 138 ze zm.).
Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez ustalony okres, po tym zaś okresie: